Proposal là gì? Hướng dẫn cách viết và thiết kế proposal thu hút

Proposal là một trong những cách thức phổ biến mà người làm kinh doanh, sáng tạo,… thường sử dụng để đưa ra những ý tưởng đề xuất của mình và thuyết phục đối tác, cấp trên. Để tạo ra một proposal chuyên nghiệp và hiệu quả, hãy cùng khám phá định nghĩa, cấu trúc, cách viết, thiết kế và những lưu ý cần tránh trong bài viết dưới đây.

1. Proposal là gì?

Proposal là một bản tài liệu trình bày chi tiết ý tưởng, kế hoạch hoặc dự án nhằm mục đích thuyết phục người nhận thực hiện hoặc hỗ trợ đề xuất đó. Proposal thường được sử dụng trong các lĩnh vực như kinh doanh, giáo dục, nghiên cứu,… đặc biệt là marketing. Nó có thể được viết dưới dạng văn bản hoặc thiết kế trực quan, tùy thuộc vào mục đích và đối tượng nhận.

Một proposal hiệu quả phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, dễ hiểu và trình bày hấp dẫn. Đây là cầu nối giúp bạn truyền tải ý tưởng, khẳng định giá trị và thuyết phục người nhận tin tưởng, ủng hộ và phê duyệt.

2. Các thành phần có trong proposal

Để tạo nên một proposal chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo tài liệu của mình có các thành phần cơ bản sau:

• Tiêu đề (Title)

Phần tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện được nội dung chính của proposal. Một tiêu đề thu hút sẽ giúp bạn gây ấn tượng mạnh mẽ với người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.

• Tóm tắt nội dung (Executive Summary)

Đây là phần giới thiệu ngắn gọn, tóm tắt toàn bộ nội dung chính của proposal. Tóm tắt này cần nêu rõ mục đích, các điểm nổi bật và lợi ích mà đề xuất mang lại. Phần này thường được viết sau khi hoàn thành proposal nhưng đặt ở vị trí đầu tiên để người đọc dễ nắm bắt.

• Mục tiêu (Goals)

Mục tiêu của proposal cần cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Điều này giúp người nhận hiểu được kết quả bạn muốn đạt được và lý do họ nên ủng hộ đề xuất.

• Phạm vi công việc (Scope of Work)

Phạm vi công việc là phần mô tả chi tiết về các hoạt động, nhiệm vụ hoặc dịch vụ sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu. Phần này cần minh bạch và chi tiết để người đọc hiểu rõ cách bạn triển khai dự án.

• Ngân sách và thời gian (Budget and Timeline)

Đây là phần trình bày chi phí dự kiến và thời gian thực hiện của dự án. Ngân sách cần được phân bổ rõ ràng cho từng hạng mục, trong khi thời gian cần có các mốc cụ thể để người nhận đánh giá được tính khả thi.

• Lợi ích và giá trị (Benefits and Value)

Phần này cần nêu bật các giá trị mà dự án mang lại cho người nhận. Hãy giải thích lý do tại sao đề xuất của bạn xứng đáng được chọn và những lợi ích cụ thể họ sẽ nhận được.

• Phần kết luận (Conclusion)

Phần kết luận là nơi bạn tóm tắt lại các điểm quan trọng nhất của proposal, đồng thời đưa ra lời kêu gọi hành động mạnh mẽ như “Liên hệ ngay để bắt đầu dự án” hoặc “Chấp thuận đề xuất để tiến tới hợp tác.”

• Phụ lục (Appendix)

Phụ lục là nơi bạn cung cấp các tài liệu bổ sung như báo cáo chi tiết, biểu đồ hoặc tài liệu tham khảo. Điều này giúp làm rõ hơn các thông tin đã trình bày trong proposal mà không làm rối nội dung chính.

3. Hướng dẫn cách viết proposal đơn giản

Để viết một proposal hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước được Permate gợi ý sau:

• Bước 1: Nghiên cứu đối tượng mục tiêu

Hiểu rõ đối tượng nhận proposal là ai, nhu cầu và mong muốn của họ là gì. Điều này giúp bạn tùy chỉnh nội dung sao cho phù hợp và thuyết phục nhất.

• Bước 2: Lên ý tưởng và lập dàn ý

Trước khi bắt đầu viết, hãy phác thảo một dàn ý chi tiết, bao gồm các phần như đã liệt kê ở mục 2. Điều này giúp bạn đảm bảo nội dung logic và đầy đủ.

• Bước 3: Viết tóm tắt nội dung

Phần này nên được viết sau cùng nhưng đặt lên đầu proposal. Đảm bảo rằng tóm tắt nội dung ngắn gọn và bao quát được toàn bộ ý tưởng.

• Bước 4: Trình bày chi tiết từng phần

Viết từng phần của proposal dựa trên dàn ý đã lập, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và dễ hiểu. Hãy nhấn mạnh vào giá trị và lợi ích mà bạn mang lại.

• Bước 5: Chỉnh sửa và hoàn thiện

Đọc lại toàn bộ proposal, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng. Đảm bảo rằng tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ đọc.

4. Hướng dẫn thiết kế proposal cho người mới

Thiết kế proposal là bước quan trọng để tăng tính chuyên nghiệp và thu hút cho tài liệu của bạn. Dưới đây là hai cách thiết kế phổ biến dành cho người mới mà bạn có thể tham khảo:

Thiết kế proposal bằng  Canva

Canva là một công cụ thiết kế trực tuyến dễ sử dụng, với nhiều mẫu có sẵn phù hợp cho việc tạo proposal.

• Bước 1: Truy cập Canva và chọn “Proposal” trong thư viện mẫu.

• Bước 2: Chọn một mẫu phù hợp với phong cách và lĩnh vực của bạn.

• Bước 3: Thay thế nội dung mẫu bằng thông tin của bạn, điều chỉnh màu sắc, phông chữ và hình ảnh theo thương hiệu.

• Bước 4: Xuất file dưới dạng PDF hoặc chia sẻ trực tiếp với người nhận.

Thiết kế proposal bằng PowerPoint

PowerPoint cũng là công cụ quen thuộc để tạo proposal với các slide trình bày chuyên nghiệp.

• Bước 1: Mở PowerPoint và chọn mẫu slide phù hợp.

• Bước 2: Sắp xếp nội dung proposal thành từng slide ngắn gọn, có tiêu đề rõ ràng.

• Bước 3: Sử dụng hình ảnh, biểu đồ và icon để làm nổi bật nội dung.

• Bước 4: Kiểm tra định dạng và xuất file dưới dạng PDF để gửi.

5. Các lỗi thường gặp khi tạo proposal cần tránh

Một số lỗi phổ biến khi tạo proposal có thể làm giảm tính chuyên nghiệp và hiệu quả của tài liệu. Tránh các lỗi sau đây sẽ giúp bạn tạo được một proposal chất lượng cao hơn:

• Lỗi chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi thường gặp nhất và dễ gây ấn tượng không tốt đối với người nhận. Một proposal chứa nhiều lỗi chính tả hoặc ngữ pháp không chỉ làm giảm tính chuyên nghiệp mà còn khiến người đọc khó tập trung vào nội dung chính. Để tránh, hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp trước khi gửi.
• Thiếu thông tin quan trọng: Proposal cần trình bày đầy đủ các yếu tố như mục tiêu, ngân sách, thời gian và phạm vi công việc. Bỏ sót bất kỳ yếu tố nào cũng có thể khiến proposal của bạn trở nên thiếu thuyết phục hoặc không khả thi.
• Nội dung dài dòng, không tập trung: Một proposal tốt cần ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh việc lặp lại ý tưởng hoặc thêm quá nhiều chi tiết không cần thiết, điều này sẽ làm giảm sự quan tâm của người đọc.
• Thiết kế thiếu chuyên nghiệp: Một proposal với bố cục lộn xộn, phông chữ không đồng nhất hoặc sử dụng màu sắc không phù hợp sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu. Đảm bảo rằng bạn sử dụng các công cụ thiết kế hoặc mẫu sẵn có để tạo ra một tài liệu dễ nhìn và hấp dẫn.
• Không tùy chỉnh theo đối tượng nhận: Proposal cần được thiết kế và viết sao cho phù hợp với từng đối tượng nhận. Không điều chỉnh nội dung theo nhu cầu cụ thể của khách hàng hoặc đối tác sẽ làm giảm tính thuyết phục của tài liệu.

Proposal không chỉ là công cụ để trình bày ý tưởng, mà còn là cầu nối giúp bạn xây dựng lòng tin và thuyết phục đối tác, khách hàng. Một proposal được viết và thiết kế tốt sẽ gia tăng cơ hội thành công, giúp bạn đạt được mục tiêu đề xuất. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để trả lời cho câu hỏi proposal là gì từ đó có thể tạo ra một proposal ấn tượng và chuyên nghiệp.

Permate là nền tảng tiếp thị liên kết mang đến giải pháp tối ưu giúp việc tìm kiếm và kết nối đối tác trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Với các tính năng vượt trội như tùy chỉnh đề nghị linh hoạt và theo dõi hiệu suất chi tiết, Permate không chỉ hỗ trợ bạn tối ưu hóa quy trình mà còn đồng hành để doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách nhanh chóng. Liên hệ với chúng tôi qua hotline 0707 162 222 để nhận tư vấn phù hợp với doanh nghiệp của bạn miễn phí.