I. Đối soát là gì? #
Đối soát là quá trình mà Brand (Thương hiệu) kiểm tra lại tất cả trạng thái phê duyệt các chuyển đổi của Đối tác trong mỗi kỳ đối soát đã cài đặt. Quá trình này nhằm đảm bảo tính chính xác khi tính hoa hồng cho Đối tác.
1. Trạng thái chuyển đổi #
Mỗi chuyển đổi trong hệ thống có thể có một trong các trạng thái sau:
- Đã duyệt: Chuyển đổi hợp lệ và sẽ được tính hoa hồng.
- Từ chối: Chuyển đổi không hợp lệ, không được tính hoa hồng.
- Chờ phê duyệt: Chuyển đổi đang chờ Brand xét duyệt.
- Tự nhiên: Chuyển đổi không thuộc phạm vi tính hoa hồng và không thể thay đổi trạng thái.
Brand có thể sử dụng Tiện ích Phát hiện gian lận của Permate để hỗ trợ xét duyệt chuyển đổi của Đối tác.
2. Lưu ý quan trọng #
- Chuyển đổi ở trạng thái tự nhiên không được tính hoa hồng và không thể thay đổi trạng thái thành “Phê duyệt” hoặc “Từ chối”.
- Khi tạo chiến dịch, nếu không bật tùy chọn Duyệt thủ công, các chuyển đổi hợp lệ sẽ được tự động duyệt.
Trước khi đối soát bị khóa, Brand vẫn có thể thay đổi trạng thái chuyển đổi.
II. Các thao tác trong đối soát chuyển đổi của Đối tác #
1. Xem đối soát #
Giao diện đối soát cung cấp thông tin về các các kỳ đối soát, trạng thái đối soát và các cột tổng hợp chuyển đổi. Brand có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra dữ liệu trong giao diện này.
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate với tài khoản Thương hiệu
- Bước 2: Tại thanh menu chính, di chuyển chuột và kích vào mục Thanh toán.
- Bước 3: Màn hình Đối soát xuất hiện.
Tại đây, bạn có thể xem được danh sách tất cả các đối soát, kích chọn vào kỳ đối soát để xem chi tiết đối soát đó. Các cột: Chuyển đổi đã duyệt, chờ duyệt, từ chối, được duyệt, thưởng, truy thu, tạm tính được tổng hợp số liệu và hiển thị. Kích chọn vào các cột: Chuyển đổi đã duyệt, chờ duyệt, từ chối để di chuyển đến màn hình Báo cáo – Chuyển đổi, tại đây bạn có thể thay đổi duyệt hoặc từ chối cho từng chuyển đổi.
2. Xem chi tiết kỳ đối soát #
Tại màn hình đối soát, kích chuột vào tên từng kỳ đổi soát để xem chi tiết của kỳ đối soát đó. Bạn có thể xem trong kỳ đối soát đó số lượng chuyển đổi được duyệt, từ chối, chờ duyệt theo từng đối tác cụ thể. Tương tự kích vào từng cột thông tin trên bạn sẽ đi tới Báo cáo – Chuyển đổi, tại đây bạn có thể thay đổi duyệt hoặc từ chối cho từng chuyển đổi.
3. Tạo đối soát #
Các bước tạo đối soát
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate với tài khoản Thương hiệu
- Bước 2: Tại thanh menu chính, di chuyển chuột và kích vào mục Thanh toán.
- Bước 3: Màn hình đối soát xuất hiện. Kích chuột vào nút + Tạo
- Bước 4: Chọn khoảng thời gian đối soát và chọn chiến dịch muốn đối soát.
- Bước 5: Bấm nút Tạo để tạo đối soát.
4. Khoá đối soát #
Khi bạn đã xét duyệt hết tất cả các chuyển đổi của đối tác trong kỳ đối soát (tức là những chuyển đổi chờ phê duyệt bằng 0), bạn cần lập hoá đơn để thanh toán tiền hoa hồng cho đối tác. Sau khi khoá đối soát, hệ thống sẽ tự động tạo hoá đơn thanh toán tương ứng nằm ở mục Hoá đơn hiệu suất.
Các bước để khoá đối soát
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate với tài khoản Thương hiệu
- Bước 2: Tại thanh menu chính, di chuyển chuột và kích vào mục Thanh toán.
- Bước 3: Màn hình đối soát xuất hiện. Kích chuột vào tên kỳ đối soát.
- Bước 4: Màn hình chi tiết kỳ đối soát xuất hiện, kích chọn vào đầu của mỗi dòng những đối tác bạn muốn khoá.
- Bước 5: Bấm nút Khoá, một hộp thoại xác nhận xuất hiện và bạn chọn Có để xác nhận.
⚠️ Lưu ý: Có 2 trường hợp hộp thoại xác nhận Khoá chuyển đổi khác nhau.
Trường hợp 1: Chuyển đổi chờ duyệt bằng 0, có nghĩa là bạn đã duyệt hết tất cả chuyển đổi của kỳ đối soát trong Báo cáo – Chuyển đổi. Lúc này bạn chỉ cần xác nhận là khoá chuyển đổi.
Trường hợp 2: Chuyển đổi chờ duyệt khác 0, có nghĩa là bạn chưa duyệt hết tất cả chuyển đổi của kỳ đối soát trong Báo cáo – Chuyển đổi. Lúc này bạn cần xác nhận là chuyển đổi sẽ được tự động duyệt và đồng thời khoá chuyển đổi.
Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi khoá chuyển đổi, bởi vì khi khoá xong bạn không thể mở khoá lại được nữa!
5. Thưởng và truy thu #
Các bước để thưởng hoặc truy thu
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate với tài khoản Thương hiệu
- Bước 2: Tại thanh menu chính, di chuyển chuột và kích vào mục Thanh toán.
- Bước 3: Màn hình đối soát xuất hiện. Kích chuột vào tên kỳ đối soát.
- Bước 4: Màn hình chi tiết kỳ đối soát xuất hiện, kích chọn vào đầu của mỗi dòng những đối tác bạn muốn thưởng hoặc truy thu.
- Bước 5: Bấm nút Thưởng và truy thu, nhập số thưởng hoặc truy thu.
6. Phê duyệt hoặc từ chối chuyển đổi #
Chúng tôi có hướng dẫn thao tác duyệt hoặc từ chối chuyển đổi của đối tác trong bài viết: Báo cáo chuyển đổi – Phần I mục 6
Hãy truy cập và xem các bước thao tác. Trong thời gian đối soát còn hiệu lực, bạn có thể thay đổi được trạng thái duyệt thành từ chối và ngược lại.
III. Những lưu ý thường gặp #
- Đối tác có thể khiếu nại về quyết định phê duyệt hoặc từ chối, vì vậy Brand cần có căn cứ rõ ràng cho từng quyết định.
- Nếu sử dụng công cụ phát hiện gian lận, cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh từ chối nhầm chuyển đổi hợp lệ.
- Đảm bảo khóa đối soát đúng thời điểm để tránh tranh chấp hoặc sai sót trong thanh toán hoa hồng.
- Khi thực hiện truy thu hoặc thưởng, cần ghi chú rõ ràng cho Đối tác để đảm bảo minh bạch.
