I. Giới thiệu #
Hệ thống hỗ trợ ticket là một tính năng quan trọng trong các sàn affiliate marketing, giúp người dùng gửi yêu cầu hỗ trợ, theo dõi tiến trình xử lý và nhận phản hồi từ đội ngũ hỗ trợ một cách có tổ chức. Thay vì liên hệ trực tiếp qua email hoặc chat, hệ thống ticket giúp quản lý các yêu cầu một cách minh bạch, đảm bảo mọi vấn đề đều được ghi nhận và xử lý hiệu quả.
Mỗi ticket được xem như một yêu cầu hỗ trợ riêng biệt, chứa đầy đủ thông tin về vấn đề gặp phải, người yêu cầu và trạng thái xử lý. Khi một ticket được tạo, hệ thống sẽ gán mã số duy nhất, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý mà không cần gửi nhiều yêu cầu lặp lại.
Lợi ích của việc gửi yêu cầu hỗ trợ
- Quản lý yêu cầu hỗ trợ hiệu quả
- Giúp đội ngũ hỗ trợ phân loại và giải quyết vấn đề nhanh hơn
- Ghi lại lịch sử giải quyết vấn đề
- Tránh tình trạng quá tải kênh liên hệ trực tiếp
- Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp
II. Các trường hợp cần đến yêu cầu hỗ trợ #
Hệ thống hỗ trợ ticket giúp người dùng giải quyết các vấn đề liên quan đến tài khoản, chiến dịch, doanh thu, đối soát và các khía cạnh khác trong quá trình hợp tác với sàn affiliate. Dưới đây là các mục cụ thể mà bạn có thể cần đến sự hỗ trợ.
- Tài khoản
- Thông tin thị trường (Market)
- Quản lý chiến dịch
- Báo cáo
- Thông báo
- Đối tác và hợp đồng
- Doanh thu và đối soát
- Sự hợp tác
- Các vấn đề khác
III. Cách hoạt động của yêu cầu hỗ trợ #
1. Cách truy cập chức năng yêu cầu hỗ trợ (ticket) #
Truy cập chức năng yêu cầu hỗ trợ theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate theo tài khoản Brand.
- Bước 2: Tại thanh tiêu đề góc trên bên phải màn hình, bấm vào Ảnh đại diện.
- Bước 3: Chọn mục Yêu cầu hỗ trợ, màn hình của chức năng yêu cầu hỗ trợ hiện ra.
2. Cách gửi yêu cầu hỗ trợ (ticket) #
Tạo yêu cầu hỗ trợ theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào Permate theo tài khoản Brand.
- Bước 2: Tại thanh tiêu đề góc trên bên phải màn hình, bấm vào Ảnh đại diện.
- Bước 3: Chọn mục Yêu cầu hỗ trợ, màn hình của chức năng yêu cầu hỗ trợ hiện ra.
- Bước 4: Bấm vào nút +Yêu cầu hỗ trợ
- Bước 5: Điền tất cả thông tin cần yêu cầu vào form, bấm nút Tạo
Lưu ý: Permate sẽ xử lý yêu cầu của bạn trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm ghi nhận Yêu cầu hỗ trợ thành công.
3. Quản lý và theo dõi yêu cầu hỗ trợ đã gửi #
Ở mỗi yêu cầu hỗ trợ sẽ được gắn một nhãn có trạng thái là Mở. Sau khi xử lý xong yêu cầu hỗ trợ, người quản trị sẽ tự đóng yêu cầu hỗ trợ đó và trạng thái sẽ chuyển thành Đóng. Bạn có thể gửi tin nhắn, đính kèm tệp tin cho các yêu cầu hỗ trợ có trạng thái Mở.
4. Trường hợp lỗi đặc biệt #
Khi gặp một lỗi mà bạn không biết phải diễn tả như thế nào, hoặc cần Người quản trị vào xem xét. Lúc đó, người quản trị sẽ yêu cầu bạn quyền truy cập vào tài khoản. Nhấn Chấp nhận để cho phép truy cập vào tài khoản của bạn trong vòng 24 giờ. Trong lúc người quản trị truy cập vào tài khoản của bạn để xem xét vấn đề, tài khoản của bạn vẫn sử dụng bình thường.
IV. Các quy tắc và lưu ý khi sử dụng yêu cầu hỗ trợ #
Các quy tắc khi liên hệ với quản trị viên
Để quá trình hỗ trợ diễn ra hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp, người dùng cần tuân thủ một số quy tắc cơ bản khi liên hệ với quản trị viên:
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, rõ ràng
- Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề cần hỗ trợ
- Chọn đúng kênh hỗ trợ
- Không gửi nhiều yêu cầu trùng lặp
- Kiên nhẫn chờ phản hồi
Tránh lạm dụng hệ thống hỗ trợ
Việc sử dụng hệ thống hỗ trợ cần có trách nhiệm để đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý cho tất cả người dùng.
- Gửi quá nhiều yêu cầu không cần thiết
- Khiếu nại sai sự thật hoặc thiếu cơ sở
- Yêu cầu hỗ trợ ngoài phạm vi hệ thống
- Không spam hoặc gây rối trong hệ thống hỗ trợ
Các giải pháp thay thế trước khi liên hệ quản trị viên
- Kiểm tra mục FAQ (Câu hỏi thường gặp)
- Tra cứu tài liệu hướng dẫn
- Tham gia cộng đồng hỗ trợ
- Tự kiểm tra và thử khắc phục sự cố trước
