Bài hướng dẫn này giúp Agency nắm rõ quy trình:
- Thiết lập thông tin thanh toán
- Kiểm tra đối soát (Cross-check)
- Theo dõi phí duy trì (Retainer)
- Tạo hóa đơn (Invoice) để yêu cầu thanh toán từ hệ thống Permate
🎯 Mục tiêu:
Đảm bảo mọi khoản thu từ Brand được ghi nhận, tính toán và thanh toán đúng – đủ – minh bạch.
I. Thiết Lập Thông Tin Thanh Toán (Payment Info) #
Trước khi tạo hóa đơn, Agency bắt buộc phải khai báo thông tin thanh toán.
Truy cập:
Agency Interface → Account Settings → Payment Info
Thông tin cần thiết lập:
- Tên ngân hàng (Bank Name)
- Tên người thụ hưởng (Beneficiary Name)
- Số tài khoản người thụ hưởng (Beneficiary Account Number)
- Mã SWIFT/BIC (nếu nhận tiền quốc tế)
- Ảnh xác minh chuyển khoản (Wire Transfer Proof)
Chức năng hỗ trợ:
- Chọn một tài khoản làm tài khoản mặc định
- Chỉnh sửa hoặc xóa thông tin thanh toán
Điều kiện tạo hóa đơn:
- Phải có ít nhất một tài khoản được thiết lập thành công
💡 Lưu ý:
- Nếu không có tài khoản thanh toán, nút Create Invoice sẽ không xuất hiện
- Có thể thêm tối đa 5 thông tin thanh toán
II. Rà Soát Đối Soát (Cross-check) #
Màn hình Cross-check giúp Agency theo dõi các bản ghi do Brand gửi để xác nhận doanh thu và hoa hồng.
Truy cập:
Agency Interface → Payment → Cross-check
Điều kiện hiển thị:
- Hợp đồng có Agency Fee = Performance hoặc Performance & Retainer
- Bản ghi được Brand tạo trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực
Dữ liệu hiển thị:
- Số dư được tính từ các bản ghi Paid
- Thông tin chi tiết: Click, Conversion, Commission, Bonus, Arrears
Các trạng thái Cross-check:
- Pending: Brand đang tiến hành đối soát
- Locked: Brand đã hoàn tất đối soát và khóa dữ liệu
- Paid: Brand đã thanh toán → hoa hồng được cộng vào Balance của Agency
- Received: Agency xác nhận đã nhận được thanh toán
Tương tác:
- Bộ lọc theo thời gian, trạng thái
- Xuất dữ liệu ra CSV để lưu trữ hoặc phân tích
III. Theo Dõi Hóa Đơn Duy Trì (Retainer Invoices) #
Màn hình Retainer hiển thị các khoản phí duy trì định kỳ được Brand trả cho Agency.
Truy cập:
Agency Interface → Payment → Invoices
Điều kiện hiển thị:
- Hợp đồng có Agency Fee = Retainer hoặc Performance & Retainer
- Đến kỳ thanh toán hoặc ngay sau khi ký hợp đồng (nếu phí được trả trước)
Thông tin hiển thị:
- Danh sách hóa đơn Retainer
- Số tiền, thời gian hiệu lực
⚠ Lưu ý: Agency không thể xem chi tiết Invoice như phía Brand
Các trạng thái Retainer:
- Unpaid: Brand chưa thanh toán Retainer Fee
- Paid: Brand đã thanh toán → hoa hồng cộng vào Balance
- Received: Agency đã nhận được thanh toán
IV. Tạo Hóa Đơn (Agency Invoices) #
Mục này cho phép Agency yêu cầu Permate thanh toán phần số dư đã được Brand trả.
Điều kiện hiển thị nút Create Invoice:
- Đã thiết lập Payment Info
- Balance > Mức rút tối thiểu
Quy trình tạo hóa đơn:
- Nhấn Create Invoice
- Kiểm tra thông tin hiển thị:
- From: Tên công ty, địa chỉ, liên hệ của Agency
- To: Thông tin Permate
- Subtotal: Tổng (Approved Commission + Bonus + Arrears)
- Transaction Fee: Phí chuyển khoản
- Invoice Fit (Thuế TNCN): Khấu trừ thuế theo quy định
- Total: Subtotal – Transaction Fee – Invoice Fit (số tiền thực nhận)
- Nhấn Create để xác nhận
- Hóa đơn được ghi nhận trên hệ thống và thông báo qua email
Trạng thái Invoice:
- Unpaid: Hóa đơn vừa tạo, chưa được thanh toán
- Paid: Admin xác nhận đã thanh toán xong cho Agency
V. Số Dư Của Agency (Balance) #
Balance là số tiền khả dụng mà Agency có thể yêu cầu rút.
Cách tính Balance:
- Lấy từ các Cross-check có trạng thái Paid
- Chỉ tính các bản ghi chưa từng được tạo hóa đơn
Ảnh hưởng khi tạo hóa đơn:
- Các bản ghi đã dùng để tính Subtotal sẽ được đánh dấu là “đã lập hóa đơn”
- Balance giảm tương ứng với số tiền đã được lập hóa đơn
- Đảm bảo không rút trùng lặp một khoản tiền
Tóm Lược Quy Trình #
- Thiết lập Payment Info → Bắt buộc trước khi tạo hóa đơn
- Kiểm tra Cross-check & Retainer → Đảm bảo trạng thái Paid
- Xem số dư Balance → Từ các bản ghi chưa lập hóa đơn
- Tạo hóa đơn (Create Invoice) → Gửi yêu cầu thanh toán
- Theo dõi trạng thái Invoice → Đến khi Admin xác nhận Paid
