Quản lý Hợp Đồng

1. Tổng Quan #

Quản lý Hợp đồng là tính năng trung tâm giúp Agency theo dõi và điều phối toàn bộ mối quan hệ hợp tác với các Brand.

Thông qua màn hình này, Agency có thể:

• Xem danh sách hợp đồng đang hoạt động hoặc đã gửi đi
• Phê duyệt, từ chối hoặc chấm dứt hợp đồng khi cần
• Quản lý mẫu hợp đồng chuẩn để đảm bảo tính nhất quán trên Marketplace

Mục tiêu:
Giúp Agency kiểm soát chặt chẽ quá trình hợp tác, từ đàm phán, ký kết cho đến khi chấm dứt, đảm bảo minh bạch và tối ưu hiệu quả quản lý quan hệ đối tác.

💡 Lưu ý:
Một Agency có thể hợp tác với nhiều Brand cùng lúc, nhưng mỗi Brand chỉ có thể làm việc với một Agency tại một thời điểm.

2. Xem Danh Sách Hợp Đồng #

Thao tác:

1. Truy cập Partnership Management → Tab Contract
2. Danh sách hợp đồng sẽ hiển thị trong bảng dữ liệu kèm trạng thái

Tính năng hỗ trợ:

• Tìm kiếm: theo tên Brand hoặc từ khóa
• Lọc hợp đồng: theo trạng thái (Sent, Pending, Approved, Rejected, Terminated)
• Sắp xếp: theo ngày yêu cầu (Request Date) hoặc các cột dữ liệu khác
• Nhấp vào tên Brand: để mở chi tiết hợp đồng

3. Các Chức Năng Chính #

3.1 Quản Lý Mẫu Hợp Đồng (Contract Template) #

Truy cập: Nhấn nút Contract Template trên thanh công cụ

Mục đích:

• Tạo hoặc chỉnh sửa mẫu hợp đồng chuẩn
• Thiết lập thông tin Agency, điều khoản, quyền truy cập và tệp đính kèm

⚠ Quan trọng:
Nếu chưa có Contract Template, Agency sẽ không xuất hiện trên Marketplace của Brand.

Nội dung Contract Template:

• Agency Fee (Phí dịch vụ):
  • Retainer (Phí cố định):
    • Brand thanh toán khoản phí cố định theo chu kỳ đã cài đặt
    • Hệ thống tự động tạo Retainer Invoice ở mỗi kỳ
    • Thời hạn thanh toán áp dụng giống Performance Invoice
  • Performance (Phí theo hiệu suất):
    • Tính theo % Approved Commission trong mỗi kỳ đối soát (Cross-check)
    • Hiển thị trực tiếp trên mỗi Cross-check của Brand
  • Retainer & Performance:
    • Áp dụng đồng thời cả hai khoản phí trên
• Contract Duration: Thời hạn hiệu lực của hợp đồng, tự động kết thúc khi đến ngày hết hạn
• Update Notice: Thời gian thông báo khi cập nhật điều khoản hợp đồng
• Permission (Quyền truy cập):
  • Not access: Không có quyền truy cập
  • Read-only: Chỉ được xem, không chỉnh sửa
  • Full access: Toàn quyền truy cập, chỉnh sửa
    
    

📝 Mặc định: Ở giai đoạn đầu, Agency được toàn quyền truy cập các tính năng trong tài khoản Brand

• Terms & Conditions: Điều khoản và nghĩa vụ hợp tác
• Attachment: Đính kèm tài liệu liên quan đến hợp đồng

3.2 Tạo Hợp Đồng (Create Contract) #

Tính năng Quản lý Hợp đồng (Contract Management) giúp Agency thiết lập, gửi, phê duyệt và theo dõi toàn bộ quá trình hợp tác với Brand trên hệ thống Permate.

Để khởi tạo hợp đồng, Agency truy cập Marketplace khi chưa có quan hệ với Brand hoặc hợp đồng trước đã ở trạng thái Terminated hoặc Rejected. Nút Create Proposal sẽ xuất hiện, nhấp vào để mở Modal Create Contract. Nội dung hợp đồng sẽ được tải sẵn từ Contract Template của Agency, nhưng Agency vẫn có thể tùy chỉnh các trường thông tin, bổ sung dữ liệu Brand và lời nhắn trước khi gửi đi.

Trong Modal, Agency có ba lựa chọn chính:

• Create: Tạo hợp đồng mới 
• Update: Nếu hợp đồng đang ở trạng thái Sent, cho phép chỉnh sửa nội dung và gửi lại 
• Cancel: Đóng modal, hệ thống sẽ hỏi xác nhận nếu có thay đổi chưa lưu 

Khi hợp đồng được tạo thành công, hệ thống sẽ:

• Tạo một bản ghi mới trong Partnership Management > Contract của cả Agency và Brand 

• Gửi email thông báo cho cả hai bên 
• Hiển thị thông báo thành công hoặc thất bại trực tiếp trên màn hình 

Mỗi hợp đồng sẽ trải qua các trạng thái sau:

• Sent: Hợp đồng đã được Agency gửi và đang chờ phản hồi. Agency vẫn có thể xem và chỉnh sửa hợp đồng. Nếu Brand đã hợp tác với Agency khác, các hợp đồng Sent trước đó với Agency khác sẽ tự động bị từ chối. 
• Pending: Brand đang xem xét hợp đồng. Brand có thể Approve để chấp nhận hoặc Reject để từ chối. Nếu Brand vẫn đang có hợp đồng hiệu lực với Agency khác, họ phải chấm dứt hợp đồng cũ trước khi chấp nhận hợp đồng mới, nếu không hệ thống sẽ báo lỗi Duplicate. 
• Approved: Hợp đồng chính thức có hiệu lực. Agency có thể truy cập dữ liệu Brand, đăng nhập vào tài khoản Brand và thực hiện quản lý trên Dashboard. Trên màn hình Brand, nút View Contract cho phép mở hợp đồng đã được duyệt. 
• Rejected: Hợp đồng bị từ chối, hai bên có thể tạo hợp đồng mới bất kỳ lúc nào. 
• Terminated: Hợp đồng chấm dứt trước hạn hoặc hết hiệu lực. Khi Agency hoặc Brand chọn Terminate, hệ thống sẽ mở modal Contract Termination để chọn ngày chấm dứt và gửi thông báo cho bên còn lại. Nếu cả hai bên cùng yêu cầu chấm dứt, hệ thống ưu tiên ngày sớm hơn. Sau khi chấm dứt, Brand sẽ biến mất khỏi danh sách quản lý của Agency. 

Nhờ quy trình này, Agency có thể chủ động kiểm soát toàn bộ vòng đời hợp đồng — từ giai đoạn đề xuất, phê duyệt đến khi chấm dứt — đảm bảo minh bạch và quản lý hợp tác một cách hiệu quả.

3.3 Xem & Phê Duyệt / Từ Chối Hợp Đồng #

Truy cập: Nhấp vào tên Brand trong danh sách hợp đồng

Màn hình hiển thị:

• Thông tin Brand
• Điều khoản hợp đồng, quyền truy cập, tệp đính kèm
• Lời nhắn (nếu hợp đồng còn ở trạng thái Pending)
  
  

Hành động khả dụng:

• Approve: Phê duyệt hợp đồng
• Reject: Từ chối hợp đồng
• Update: Cập nhật nội dung nếu là hợp đồng bạn đã gửi

3.4 Chấm Dứt Hợp Đồng (Terminate) #

Truy cập: Màn hình Brand → nhấn Terminate

Hệ thống hiển thị:

• Cảnh báo trước khi chấm dứt
• Dropdown chọn ngày chấm dứt
• Nút xác nhận Terminate
  
  

Kết quả:

• Hợp đồng chuyển trạng thái Terminated
• Brand sẽ biến mất khỏi danh sách quản lý sau ngày chấm dứt